De gemeenteraad,
Gelet op het decreet lokaal bestuur, inzonderheid de artikel 40 §3 en artikel 56 §;
Gelet op het Burgerlijk Wetboek;
Gelet op de gemeenteraadsbesluiten betreffende de huur van volgende lokalen en locaties: pergola (GR 27.03.2018), de refter en de turnzaal van de GBS “De Vlinderdreef” (GR 17.12.2019), het buurthuis (17.12.2019) en de lokalen van de bibliotheek (GR 17.12.2019);
Overwegende dat het aangewezen is de vorige besluiten te hernieuwen en op elkaar af te stemmen om uniformiteit te bekomen;
Gelet op het voorstel van reglement zaalverhuur lokalen bibliotheek,
Art. 1. Volgend reglement zaalverhuur lokalen bibliotheek goed te keuren.
Art. 1. Algemene bepalingen.
- Bij zijn aanvraag verklaart de aanvrager kennis te hebben genomen van het reglement en verbindt hij er zich toe om alle daarin opgenomen verplichtingen na te komen, alsook de eventueel bijkomende voorwaarden die opgelegd worden door het college van burgemeester en schepenen. Het reglement kan geraadpleegd worden op de website www.moerbeke.be.
- Elke aanvraag moet minimum één maand en maximum één jaar op voorhand worden ingediend. Datum van aanvraag is van belang voor de toewijzing bij meerdere aanvragen voor hetzelfde moment. Bij een gelijktijdige aanvraag voor het gebruik op hetzelfde moment krijgen de aanvragen van gemeentelijke initiatieven en adviesraden of werkgroepen de voorrang bij toewijzing.
- Als je de aanvraag ten minste één maand voor de verhuurdatum annuleert, betaal je geen annuleringsvergoeding. Annuleer je later of meld je de annulering niet, dan betaal je de volledige retributie. Meld een annulering steeds per e-mail naar verhuringen@moerbeke.be. Dit geldt niet bij overmacht. Het college van burgemeester en schepenen beslist of er sprake is van overmacht.
- De gebruiker mag de lokalen alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze gehuurd werd. Het is verboden het gehuurde goed voort te verhuren, de overeenkomsten over te dragen noch onder te verhuren, hetzij geheel hetzij gedeeltelijk zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van het gemeentebestuur.
- De lokalen worden niet ter beschikking gesteld voor activiteiten met racistische inslag, noch voor levensbeschouwelijke activiteiten, erediensten en religieuze activiteiten.
- Het college van burgemeester en schepenen kan, bij gemotiveerd besluit, het gebruik van het voormeld gebouw weigeren. De mededeling van de weigering maakt melding van de motieven.
Art. 2. Specifieke bepalingen.
- Verhuur van volgende lokalen is mogelijk: kleine polyvalente ruimte (vergaderzaal + tentoonstellingsruimte). Sanitair en keuken is steeds toegankelijk.
- In overleg met de bibliothecaris kan de huurder gebruik maken van de aanwezige tentoonstellingsborden en het projectiescherm.
- In zeer uitzonderlijke gevallen en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen kan ook de ontmoetingsruimte of tuin gebruikt worden.
- Een commerciële uitbating in een tentoonstelling zoals het inrichten van cafetaria is niet toegestaan.
- Er mogen geen maaltijden ter plaatse worden bereid. Eten opwarmen kan slechts met elektrische installaties. Er mogen in geen geval gasinstallaties, frituurketels of gelijkwaardige apparaten gebruikt worden.
- Elektronisch versterkte muziek is niet toegestaan.
- Activiteiten van de bibliotheek of van andere gemeentelijke initiatieven hebben altijd voorrang. Tot uiterlijk een maand voor de gereserveerde datum kan de bibliotheek of het college van burgemeester en schepenen de betreffende reservering annuleren indien zij zelf een activiteit plannen.
Art. 3. Definities en begrippen.
- Sociaal-culturele activiteiten zonder commercieel oogmerk: worden onder meer beschouwd: tentoonstellingen zonder verkoop ter plaatse, vergaderingen, concerten, repetities, voorstellingen, debatten, lezingen, cursussen met inschrijvingsgeld voor de deelnemers tot 50 euro per lesdag, jeugdateliers, … en door het college van burgemeester en schepenen hiermee gelijkgestelde activiteiten. De activiteiten dienen voor iedereen toegankelijk te zijn.
- Sociaal-culturele activiteiten met commercieel oogmerk: worden onder meer beschouwd: tentoonstellingen met verkoop ter plaatse, beurzen, (meerdaagse) congressen, cursussen met inschrijvingsgeld voor de deelnemers hoger dan 50 euro per lesdag, … en door het college van burgemeester en schepenen hiermee gelijkgestelde activiteiten.
Art. 4. Procedure aanvraag.
- Wie gebruik wil maken van de gemeentelijke lokalen dient hiervoor een aanvraag in te dienen via het digitaal aanvraagformulier dat beschikbaar is op de website www.moerbeke.be/zaalverhuur.
- Het gebruik is pas definitief na ontvangst van de factuur.
Art. 5. Praktisch.
- Ten vroegste twee werkdagen voor het gebruik kunnen de sleutels opgehaald worden bij de bibliothecaris of zijn afgevaardigde, Statiestraat 4 te Moerbeke of aan een door het college van burgemeester en schepenen aangestelde verantwoordelijke.
- Ten laatste de tweede werkdag na het gebruik dienen de sleutels terugbezorgd te worden bij de medewerkers van de bibliotheek, Statiestraat 4 te Moerbeke of aan een door het college van burgemeester en schepenen aangestelde verantwoordelijke.
Art. 6. Tarieven.
Voor het gebruik wordt een vergoeding gevraagd afhankelijk van de aard van de activiteit.
- Gemeentelijke adviesraden en werkgroepen
| Sociaal-culturele activiteiten |
Gratis |
- Erkende Moerbeekse verenigingen
| Sociaal-culturele activiteiten |
€ 25,00/dag |
| Tentoonstellingen zonder verkoop |
€ 25,00/10 dagen* |
| Tentoonstellingen met verkoop |
€ 100,00/week |
| Extra [TD1] dag tentoonstelling |
€ 25,00/dag |
| Sociaal-culturele activiteiten met commercieel oogmerk |
*Exclusief de opbouw- en afbreekdagen (2 x 1 dag) die gratis zijn.
- Niet (erkende) Moerbeekse verenigingen
| Sociaal-culturele activiteiten |
€ 35,00/dag |
| Tentoonstellingen |
€ 150,00/week |
| Extra dag |
€ 25,00/dag |
| Sociaal-culturele activiteiten met commercieel oogmerk |
€ 175,00/dag |
- Activiteiten met commercieel karakter
| Alle activiteiten met commercieel karakter |
€ 250,00/dag |
| Tentoonstellingen |
€ 250,00/week[SP4] |
| Extra dag |
€ 150,00/dag |
Voor het gebruik van meer dan 10 dagen per jaar wordt een korting van 20% op de huurprijs toegepast.
Art. 7. Veiligheid en aansprakelijkheid.
- De organisatie moet voldoen aan alle brandveiligheidsvoorschriften en is zelf verantwoordelijk voor de naleving van die veiligheidsvoorschriften. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten dan deze die het gebouw bepaalt rekening houdend met de veiligheidsvoorschriften.
- Het maximaal toegelaten personen is:
- De gebruiker blijft aansprakelijk tegenover derden; tegenover om het even welk openbaar of particulier gezagsorgaan, bestuur of instantie, bijvoorbeeld voor het betalen van taksen, belastingen, milieuoverlast, …
- Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor ongevallen noch voor verlies of diefstal van persoonlijke goederen of verenigingen.
- De gebruiker zal tegen het gemeentebestuur geen enkel verhaal mogen uitoefenen bij toevallige stilval of aan hem te wijten slechte werking van toestellen en diensten die het verhuurde goed bedienen, indien het bewezen is dat hij, na erover te zijn ingelicht, niet onmiddellijk alle maatregelen heeft getroffen om eraan te verhelpen.
- De gebruiker is verantwoordelijk voor het veroorzaken van om het even welke overlast dan ook, dit zowel voor, tijdens of na het gebruik van de zaal. Wij citeren in niet beperkende zin o.a. geluidsoverlast, verkeershinder…
Art. 8. Onderhoud, controle, schade en sancties.
- Elke gebruiker stelt een verantwoordelijke aan als aanspreekpunt.
- De lokalen dienen netjes achtergelaten te worden en de schoonmaak is ten laste van de gebruiker. Hiermee wordt bedoeld:
- De aanvrager is aansprakelijk voor de schade die tijdens de gebruiksperiode aangericht wordt en dient deze onmiddellijk schriftelijk aan te geven per e-mail aan verhuringen@moerbeke.be. Herstellings-, opruimings-, reinigingskosten, het nalaten van doven van verlichting en uitzetten van verwarming en kosten bij verlies worden doorgerekend aan de gebruiker. Schadebedrag en overzicht wordt medegedeeld aan gebruiker via schuldvordering.
- Omwille van de veiligheidsvoorschriften kan het college van burgemeester en schepenen of zijn afgevaardigde of de verantwoordelijke van de activiteit, een activiteit stopzetten wanneer de regels niet nageleefd worden.
- Indien de gebruiker inbreuken pleegt op het reglement kan het college van burgemeester en schepenen een nieuwe (latere) reservatie weigeren.
Art. 2. Deze beslissing bekend te maken op de webtoepassing en ter kennis te brengen van de toezichthoudende overheid via de overzichtslijst zoals bedoeld bij decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.